Président : André MAZENQ
Le Cayla, 12160 MOYRAZES
COMPTE-RENDU DE LA REUNION DE BUREAU ELARGI DU 22/01/2016
Présents :
Rafael CALLE, Bernard et Geneviève EDMOND, François MARTY, Michel BOUDON, Joël MAZENQ, André BERGMANN, Jean-Paul MAZENQ, Thierry CANAC, Serge MAZENQ, Serge FRAYSSINET, André MAZENQ.
Réorganisation de la communication :
Une communication d’association mérite d’être bien organisée. Les moyens mis en place par André BERGMANN doivent être maintenus. André est félicité pour l’excellent travail qu’il a fait. Suite à son souhait de ne pas poursuivre cette activité, il était nécessaire de trouver un remplaçant sur ce poste important. Michel BOUDON accepte le principe de prendre le relais mais garde un temps de réflexion jusqu’à l’AG de l’association prévue le 8 avril 2016 au PAS.
Les adresses doivent être remises à jour ou corrigées. François MARTY en a la charge et transmettra le listing des adresses postales ou informatiques à Michel B.
Serge FRAYSSINET se porte volontaire pour faire l’affiche de la Soulenque (25 juin 2016) ainsi que des cartes d’adhérents 2016.
Réorganisation de la Soulenque :
Le nombre de participants à cette manifestation ne cesse de croître d’années en années. L’édition 2015 comptait 195 repas servis. Les tarifs étaient de 12 € pour les adultes et 6 € pour les enfants du primaire. Après consultation les tarifs restent inchangés du fait qu’une carte à 10 € est proposée aux familles.
Pour le self il est envisagé de le déplacer pour permettre un agrandissement de la zone où les tables repas sont disposées. Le self et le coin réservé aux cuissons : truites, saucisses, pâtes pourraient se délocaliser de l’autre côté du canal. La proposition mérite d’être revue en se rendant sur place afin de mieux juger de cette possibilité. La camionnette réfrigérante serait du fait plus accessible aux cuisiniers. Dans ce cas une passerelle pour franchir le canal serait nécessaire pour en faciliter la traversée par les participants et bénévoles. Une autorisation sera demandée aux propriétaires par André M.
Le service des truites ou saucisses, pâtes, fromage et desserts se fera toujours par des serveurs. Pour l’année 2016 il n’y aura pas de limitation du nombre de réservations mais il sera annoncé et publié que pour les années suivantes nous établirons un quota fixé par le bureau.
Les apéros resteront rive gauche et en amont du pont.
Pour le parking : les voitures qui s’avancent jusqu’au site, il n’y aura pas de changements. Le pré de Gérard S pourra le permettre moyennant son autorisation.
Des toilettes sèches seront mises à disposition des invités. Une demande de prêt sera faite auprès des responsables d’Anim à Moy qui en ont fabriqué pour leurs activités. François M. en fera la demande.
Aménagement d’un four à truites :
Le système de cuisson qui a fonctionné pendant 10 ans est maintenant obsolète pour plusieurs raisons. L’aménagement d’un four est devenu indispensable. Après plusieurs réflexions le système de four n’est pas encore validé.
En priorité des grilles vont être achetées et la construction pourra démarrer. C’est la dimension des grilles qui déterminera les dimensions à lui donner. La forme sera revue car plusieurs idées ont alimenté le débat : en forme de tube, rectangulaire à plat ou en hauteur, sur remorque ou pas… Joël M. passera voir des fournisseurs sur Rodez pour l’achat des grilles sinon André M. les commandera par internet. Un thermostat pourrait compléter l’équipement en fonction des prix.
Répartition des tâches :
Une coprésidence est envisagée. Rafael accepte ce poste qui sera validé en AG. Il deviendrait responsable des travaux. André M. garderait l’aspect administratif ainsi que l’organisation des conférences.
Michel B. veut bien accepter de remplacer André B. pour la communication mais se donne un petit temps de réflexion jusqu’à l’AG.
La trésorerie est très bien tenue, il n’y a pas lieu de changer si François accepte toujours de continuer.
Pour la cuisson des truites ou saucisses Bernard et Geneviève E. ainsi que Michel B. continueront à nous régaler et à faire de la Soulenque une manifestation locale incontournable.
Joël M est bien rodé pour l’achat de tout ce qui nécessaire il nous assure de son savoir-faire pour la préparation du menu, des entrées, pâtes. C’est lui qui coordonne l’ensemble du repas.
Rafael C : reste responsable du service et de son organisation.
Ensuite des sollicitations pour les uns ou pour les autres restent à voir au fur et à mesure des besoins.
Repas des Bénévoles :
Les bénévoles sont sollicités par des charges très contraignantes pendant la Soulenque et aspirent aussi à prendre du plaisir au cours d’un repas convivial qui permet d’établir un bilan de la journée. Le faire dans un délai de 15 jours parait judicieux. Il se ferait au Cayla en soirée comme l’année précédente.
Calendrier des travaux :
La disponibilité des bénévoles semble être difficile pour une période en continue pendant l’automne. Une autre solution est peut-être trouvée. Elle pourrait s’envisager sur les samedis du début avril jusqu’au derniers de juin. Par ce biais il n’est pas impossible d’avoir l’adhésion participative de nouveaux venus. Cette expérience mérite d’être tentée.
Une priorité est donnée à l’aménagement de la passerelle pour pénétrer au niveau 1 de la maisonnette. Pendant cette période d’autres travaux seront indispensables : nettoyage des berges, tonte…
Conférences :
La première conférence est en cours de préparation par André M. Elle aura pour thème : l’eau de la rivière Aveyron. Cette première édition aura lieu sur la commune de Druelle. Plusieurs points seront développés :
Les conférences suivantes peuvent avoir pour thème :
Visite annuelle des Amis de Comencau :
L’année dernière Serge F. nous a servi de guide pour la visite du pont en construction permettant le contournement d’Espalion. Nous avons ensuite visité l’Eglise de Saint Pierre de Bessuéjouls avant de prendre le repas au Relai des Boraldes. L’orage nous a ensuite orientés vers l’abbaye de Bonneval alors que la visite du château de Calmont d’Olt était programmée.
Cette année l’idée de nous rendre au château des Bourrines a été retenue pour le mois de septembre. Jean-Paul M. va prendre contact pour s’assurer de la faisabilité et prendre rendez-vous au cas échéant. Sur le chemin du retour nous pourrions faire un petit détour pour nous arrêter et faire la visite laissée en suspens l’année précédente.
La réunion faite au tour d’un repas au restaurant « Les Coquelicots » s’est clôturée vers 22h30.
La réunion faite au cours d’un petit repas s’est clôturée vers 22h30.